Für eine zukunftsfähige Verwaltung




Work4Germany steht unter der Schirmherrschaft von Bundesminister Prof. Dr. Helge Braun,
Chef des Bundeskanzleramtes

Das ist Work4Germany

Work4Germany ist ein Fellowship-Programm, welches seit 2020 methodenstarke Macher:innen aus der Privatwirtschaft mit engagierten Mitarbeiter:innen der Bundesministerien zusammenbringt. Während des sechsmonatigen Fellowships arbeiten die Tandems gemeinsam an bereichsübergreifenden Herausforderungen, gestalten Arbeitsabläufe neu und setzen einen Fokus auf iterative und methodische geprägte Arbeitsweisen.

Work4Germany findet vom 1. Mai bis 31. Oktober 2021 statt.

Die Bewerbungsfrist für Fellows war leider der 24. Januar 2021. Du hast verpasst Dich zu bewerben? Hier registrieren und die Bewerbungphase für 2022 nicht verschlafen.

Unsere Mission

Work4Germany unterstützt Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung dabei, moderne Arbeitsweisen und relevante Zukunftskompetenzen in den Arbeitsalltag zu integrieren und begleitet strategische Projekte der Bundesministerien zur Transformation der Arbeitskultur.

Unser Ansatz

In einer zunehmend digitalisierten und sich rasch wandelnden Welt ändern sich die Bedürfnisse und Anforderungen an Arbeitgeber:innen sowie Arbeitnehmer:innen stetig. Dies gilt auch für die öffentliche Verwaltung. Ministerialmitarbeiter:innen suchen und erproben bereits neue Formen der Zusammenarbeit, um neuen Herausforderungen in einer von Komplexität, hoher Vernetzung und stetiger Veränderung geprägten Welt zu begegnen.

Echte Veränderung muss ganzheitlich gedacht und auf individueller, Team-, Organisations- und Systemebene ansetzen, um nachhaltig wirksam zu sein. Dabei unterstützen die Work4Germany Fellows mit ihrer Erfahrung und ihren Kompetenzen!

Mit der Arbeit in Tandems verfolgt das Fellowship einen menschenzentrierten Veränderungsansatz, der auf schrittweise Veränderung durch Innovation, praxisorientierte Weiterbildung und gemeinsames  Lernen setzt. Langfristiges Ziel ist die Modernisierung und Weiterentwicklung von bestehenden Strukturen, Prozessen und Arbeitskultur durch die Befähigung von Mitarbeiter:innen. 
Während der Dauer des Fellowships entwickeln Ministerialmiterbeiter:innen und Fellows Positivbeispiele für Veränderung und machen diese erfahrbar, um darauf basierend auch erforderliche strukturelle Veränderungsbedarfe aufzuzeigen.

So wirkt Work4Germany

Individual- und Teamebene

Arbeitsmethoden- und Kompetenzen

Der Kern des Work4Germany Fellowship-Programms ist die Integration moderner Arbeitsweisen und Methoden in den Ministerien und die Vermittlung relevanter Zukunftskompetenzen durch die Fellows. Durch die gemeinsame Projektarbeit und das Know-How der Fellows wenden die Ministerialmitarbeiter:innen neue Arbeitsmethoden und Kompetenzen in ihrem Arbeitsalltag an.

Ziel: Ministerialmitarbeiter:innen können die Arbeitsmethoden und Zukunftskompetenzen zukünftig selbstständig anwenden.

Transformation der Arbeitskultur

Veränderung der Arbeitskultur kann nur dort stattfinden, wo sie auch gewünscht und unterstützt wird. Dazu müssen Entscheider:innen einbezogen werden und selbst Transformationsprozesse anstoßen,  was bereits in Einzelfällen geschieht. Das zweite Wirkungsfeld folgt einem top-down Ansatz, adressiert die Führungskräfte der Ministerien und zielt darauf ab, dass die Transformation der Arbeitskultur von Führungskräften flächendeckend gefordert und gefördert wird. Work4Germany und die Fellows involvieren Führungskräfte der Ministerien aktiv bei der Projektbewerbung /-ausgestaltung und -umsetzung.

Ziel: Transformation der Arbeitskultur wird von Führungskräften gefordert und gefördert.

Organisationsebene

Vernetzung

Alle Ministerien sind dem gleichen Veränderungsdruck ausgesetzt und stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Durch übergreifende Austausch- und Vernetzungsaktivitäten lernen Mitarbeiter:innen voneinander und profitieren von Synergieeffekten und entwickeln gemeinsam bereichsübergreifende Lösungen für Bürger:innen.
Daher fördert das  Work4Germany Fellowship-Programm den Austausch und unterstützt Ministerialmitarbeiter:innen dabei, proaktiv nach Vernetzungs- und Austauschmöglichkeiten zu suchen und diese zu initiieren.

Ziel: Mitarbeiter:innen vernetzen sich proaktiv referats-/ abteilungs-/ ressortübergreifend.

Systemebene

Rahmenbedingungen und Strukturen

Im Kleinen kann Veränderung häufig rasch vorangetrieben werden. Die Skalierung von Veränderung stößt allerdings oft an strukturelle Grenzen. Durch die Austauschmöglichkeiten der Fellows bietet das Programm einen Rahmen, ministerienübergreifende Grenzen und Schwierigkeiten auf organisationaler und systemischer Ebene aufzudecken und sichtbar zu machen. Die Tandems entwickeln top-down Handlungsempfehlungen für strukturelle Veränderung mit dem Ziel, dass sich Rahmenbedingungen und Strukturen langfristig verändern.

Langfristiges Ziel: Rahmenbedingungen und Strukturen haben sich dahingehend verändert, dass eigenständiges, verantwortungsvolles und kollaboratives Arbeiten der Mitarbeitenden gefordert und gefördert wird.

Darauf fokussieren wir uns

Moderne Arbeitsweisen

Multidisziplinäre & kompetenzbasierte Teamarbeit

Viele Herausforderungen, mit denen sich Verwaltungsmitarbeiter:innen konfrontiert sehen, sind komplex und betreffen viele gesellschaftliche und thematische Bereiche. Die Adressierung dieser Herausforderungen erfordert daher diverse Expertise. Es ist sinnvoll, Teams zusammenzustellen, die verschiedene Sichtweisen, Ausbildungshintergründe und Kompetenzprofile vereinen, um das Ideen- und Lösungsspektrum zu erweitern. Dabei ist die Neuzusammenstellung von Teams kein Selbstzweck. Es sollte sich bei neuen Aufgaben bzw. Herausforderungen grundsätzlich überlegt werden: Sind im Team alle für die Arbeit notwendigen Kompetenzen und Perspektiven vorhanden? Sollte – zumindest punktuell – noch Kompetenz durch Mitarbeiter:innen anderer Organisationseinheiten hinzugezogen werden?

Anhand konkreter Projektarbeit wird im Rahmen des Work4Germany Fellowships die Arbeit in multidisziplinären und kompetenzbasiert zusammengestellten Teams erprobt.

Iteratives Projekt- und Produktmanagement

Je höher die Komplexität einer Herausforderung oder Aufgabenstellung ist, desto schwieriger wird es, bereits zu Beginn eines Projekts oder Produkts den gesamten Lösungs- und Arbeitsprozess durchzuplanen. Vielmehr erfordern aktuelle Problemstellungen häufig Management-Methoden, die die Herausforderung schrittweise und iterativ angehen. D.h. der Entwicklung von Teil-Ideen oder -lösungen folgen regelmäßige Feedbackschleifen, die auch die Erfahrungen der Nutzer:innen des Produkts bzw. der Lösung mit einbeziehen sollten. So können Annahmen schnell validiert oder verworfen werden und Veränderungen bzw. neue Erkenntnisse im Projektverlauf mit einbezogen werden. 

In der Projektarbeit zeigen die Fellows Möglichkeiten für sinnvolles und machbares iteratives Projektmanagement auf und setzen diesen gemeinsam mit den Tandem-Partner:innen um.

Neue Formen der (digitalen) Zusammenarbeit

Bei iterativem Vorgehen in multidisziplinäre und kompetenzbasierte Teams ist es erforderlich, dass Arbeitsschritte, die sich aufeinander beziehen, parallel angegangen werden. Daher müssen neue Formate für effektive Zusammenarbeit gefunden werden. Besonders geeignet ist hierbei die Zusammenarbeit in Form von Kollaboration. Kollaboratives Arbeiten bedeutet, dass mehrer Personen gemeinsam parallel an einem Ergebnis arbeiten, es gibt also kein orchestriertes “Nacheinander” der einzelnen Arbeitsschritte. Das Ergebnis setzt sich aus einer gemeinsamen Arbeit zusammen, nicht aus vielen Teilergebnissen einzelner Personen. Dass diese Formate auch und vor allem digital abbildbar sein müssen, ist spätestens 2020 besonders deutlich geworden. So wird strukturiertes methodisches Vorgehen durch technische Möglichkeiten zur Kommunikation, Planung und Transparenz deutlich vereinfacht und kann auch ortsunabhängig ermöglicht werden.

Nach ersten Einblicken in den Ministerialalltag und die dortige Zusammenarbeit schlagen die Work4Germany Fellows neue Formate zur digitalen Kollaboration vor und erproben sie gemeinsam mit den Tandem-Partner:innen. 

Relevante ZukunftsKompetenzen

Leadership

Veränderte Teamzusammensetzung und -zusammenarbeit genau wie iteratives Vorgehen und kollaboratives Arbeiten machen eine andere Art der Führung notwendig. Kontrolle bzw. klassische “top-down” Managementvorgaben sind weniger zielführend, wenn Prozesse nicht mehr von Anfang bis Ende durchgeplant werden können. Besonders dann, wenn im Team diverse Kompetenzen und Expertisen vorhanden sind, die die Führungsperson nicht notwendigerweise selbst beherrscht, ist eine Führung über Wissensvorsprung nicht mehr möglich. Viel wichtiger ist die Fähigkeit einer Führungsperson, Vision und verständliche Zielsetzungen zu schaffen und Mitarbeiter:innen dazu zu befähigen, eigenständig zur Erreichung der gemeinsam gesetzten Ziele beizutragen. 

Um zielorientierte und dem Team dienliche Führung (“Servant Leadership”) in Theorie und Praxis (weiter) zu entwickeln, wird diese Kompetenz sowohl im Work4Germany Begleitprogramm als auch durch Feedbackmechanismen mit den Fellows geschult.

Zielorientierung und Messbarmachung

Zielorientierung und Messbarmachung sind unabdingbar für erfolgreiches agiles Arbeiten. Denn nur was messbar ist, kann in Iterationen getestet und angepasst werden. Nur wer sich an gemeinsamen, transparenten Zielen orientiert, kann eigenständig arbeiten. Grundlage für zielorientiertes Arbeiten ist das Verständnis für die Relevanz von Zielorientierung und Messbarmachung. Genauso wichtig ist die Anwendung einer geeigneten Managementmethode zur Strukturierung und Prozessintegration der zielorientierte Zusammenarbeit sowie die Fähigkeit, strategische von operativen und kurzfristige von langfristigen Zielen zu unterscheiden.
Die Fellows werden bei der Erstellung von messbaren Zielen unterstützen und diese während der Dauer des Fellowships bereits iterieren.

Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten

Agiles Arbeiten, diverse Teamzusammensetzung und -zusammenarbeit sowie wie iteratives Vorgehen fordern Veränderung in den Arbeitskompetenzen der Mitarbeiter:innen. Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten ist eine notwendige Grundkompetenz für die Zukunft. Dies bedeutet, Arbeitsaufgaben autonom und nicht nur nach detaillierten Vorgaben der vorgesetzten Person zu arbeiten. Vielmehr arbeitet eigenständig, wer sich selbst (Teil)Ziele steckt, im verstandenen Handlungsrahmen eigenständig Entscheidungen trifft, Handlungsnotwendigkeiten und Hürden eigenständig erfasst und löst oder sich gezielt Unterstützung für die Lösung suchen kann.

Die Fellows, die aus einem Arbeitsumfeld kommen, in dem selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten gefordert ist und ermöglicht wird, können wichtige Impulse setzen, um Grundlagen für ein solches Arbeiten in Teams zu schaffen.

Feedback und Reflexionskompetenz

Um in diversen Teams gegenseitiges Verständnis zu schaffen und sich in der iterativen Projektarbeit konstant zu verbessern und auf neue Gegebenheiten anpassen zu können, ist Feedback geben und nehmen unerlässlich. Dabei ist Feedbackgeben und -annehmen eine Kompetenz, die erlernt werden kann und muss, damit das Feedback konstruktiv, lösungsorientiert und hilfreich ist. Damit geht die Fähigkeit einher, sich selbst zu reflektieren, eigene Fehler, Schwächen und Herausforderungen eingestehen zu können, Feedback einzufordern und regelmäßige Feedbackgelegenheiten in die gemeinsame Arbeit zu integrieren.
Die Erfahrung des Work4Germany Pilotjahrgangs hat gezeigt, wie rasch Feedbackschleifen in Teams eingeführt werden und welch große Veränderung diese im Team bewirken können. Deutlich wurde auch, dass die Feedbackkompetenz strukturell erlernt und unter Anleitung erprobt werden muss. Die Fellows sind qua ihrer speziellen Rolle ideal als Kompetenz-Vermittler:innen einsetzbar.

Digital Literacy

Digital Literacy bezieht sich auf die Fähigkeit einer Person, Inhalte und Informationen mithilfe von Technologien – also z.B. durch die Nutzung einer Suchmaschine im Web – zu finden, zu bewerten, zu nutzen, zu teilen und zu erstellen. Im weiteren Sinne bezieht sich Digital Literacy auch auf die Beherrschung sogenannter Digitaler Skills, also z.B. die Fähigkeit, gängige Software für die digitale Kollaboration zu verwenden. Besonders in der Aneignung bzw. Weiterentwicklung dieser Kompetenz können die Tandem-Partner:innen gemeinsam mit den Fellows in kurzer Zeit Erfolge erzielen.

Methoden zur kreativen Lösungsfindung

Komplexe Herausforderungen erfordern ein Umdenken in der Ideenfindung für mögliche Lösungen. Diese können durch erprobte Kreativitätstechniken gefördert werden. Die Auswahl an Kreativmethoden bzw. Kreativitätstechniken zur Ideenfindung ist sehr breit. Hier besteht die Fähigkeit darin, verschiedene Kreativmethoden zu kennen und auf die jeweilige Aufgabenstellung passende Methoden auszuwählen und anzuwenden. Ziel ist generell, aus gewohnten Denkmuster auszubrechen, um den Lösungsraum zu erweitern.
Die Fellows bringen jahrelange Erfahrung in der Anwendung verschiedener Methoden und Techniken zur kreativen Lösungsfindung mit und entwickeln gemeinsam mit den Tandem-Partner:innen passgenaue und aufgabenspezifische Ansätze. Ziel ist die Befähigung der Tandem-Partner:innen, sodass die Kompetenzen langfristig im Ministerialteam verstetigt werden.

 

Zusammenarbeit mit und Einbeziehung von Stakeholdern

Komplexe Herausforderungen gehen häufig damit einher, dass es auch eine größere Anzahl von Personen(gruppen) gibt, die ein Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses, Projekts oder Produkts haben und diesen auch beeinflussen können – sogenannte Stakeholder. Im Ministerium können Stakeholder z.B. intern der Personalrat und die Minster:in sein. Extern sind häufige Stakeholder Interessensvertretungen, Zivilgesellschaft oder politische Akteure. 

Stakeholder sollten frühzeitig und regelmäßig in die Arbeitsprozess mit einbezogen werden, um einen effektiven und effizienten Prozessablauf zu garantieren. Dafür ist es notwendig, deren Bedürfnisse zu verstehen, diese in den Prozess einfließen zu lassen und konsensorientierte Lösungen zu finden. 

Geeignete Methoden und Formate zur Einbeziehung und zum Management relevanter Stakeholder vorzuschlagen und einzuführen, ist Aufgabe der Work4Germany Fellows.

Schirmherrschaft

Prof. Dr. Helge Braun
Chef des Bundeskanzleramtes

Partnerministerien 2021

Techie, Product Owner, Designer und trotzdem Lust auf Staat?

Tech4Germany ist das 3-monatige Fellowship Programm für die besten Nachwuchstalente aus den Bereichen Tech, Product und Design. Seit 2018 arbeiten jeden Sommer rund 30 Fellows an konkreten Herausforderungen der Bundesministerien und entwickeln mit agilen und nutzer-zentrierten Methoden prototypische Softwarelösungen für die Bundesverwaltung. Tech4Germany steht ebenfalls unter der Schirmherrschaft des Chefs des Bundeskanzleramtes Prof. Dr. Helge Braun.